Eine Niederlassung erfolgreich führen

Die Kommunikation ist das Lebenselixier Ihres Unternehmens. Wenn Sie eine Niederlassung leiten, sind Sie darauf angewiesen, dass die Qualität der Kommunikation stimmt. Das gilt für eine regionale oder lokale Niederlassungen ebenso wie für eine Niederlassung in einem anderen Land.

Wenige Dinge in einem Unternehmen können derart großen Schaden anrichten wie Kommunikationsprobleme. Diese Probleme können noch zunehmen, wenn es um die Kommunikation zwischen einer Zweigstelle und der Hauptniederlassung geht. Missverständnisse, Ungenauigkeiten und sogar Zerwürfnisse können das bedauernswerte Ergebnis von Kommunikationsproblemen sein.
Es ist allgemein bekannt, dass 80 % aller Kommunikation nonverbal abläuft. Es gilt folglich, dafür zu sorgen, dass die über die Entfernung vermittelte Botschaft so eindeutig und klar wie möglich ankommt. Leider gehen bei den heute genutzten elektronischen Medien viele Details im Sprachendschungel verloren.
Sie waren wahrscheinlich selbst schon einmal empört, weil Sie eine kurze, schnell verfasste und missverständliche E-Mail erhalten haben, obwohl dies gar nicht beabsichtigt war. Bei Telefonanrufen ist das nicht unbedingt besser, vor allem wenn diese überprüft werden oder man sowieso schon den ganzen Tag am Telefon verbringt. Es gibt jedoch glücklicherweise allgemein anerkannte Strategien und Techniken, mit deren Hilfe Ihr Unternehmen die Kommunikation mit den Niederlassungen vereinheitlichen kann.

Kommunizieren Sie mit dem Medium, das Ihr Kommunikationspartner nutzt

Es ist ziemlich frustrierend, wenn man auf eine hinterlassene Telefonnachricht eine E-Mail als Antwort erhält. Dasselbe ist der Fall, wenn jemand auf eine gut ausformulierte und detaillierte E-Mail, die eine genaue Antwort erfordert, einen Telefonanruf erhält.
Das gilt besonders, wenn die benötigten Informationen an andere Interessenten weitergegeben werden sollen. Diese Regel mag nicht immer zutreffen, vor allem wenn es zwischen den beiden Büros eine Zeitverschiebung gibt. Vertrauen Sie bei der Auswahl des Kommunikationsmittels also auf Ihr Urteilsvermögen und den gesunden Menschenverstand. Gehen Sie einfühlsam vor und beachten Sie die zu der anderen Person bestehenden Beziehungen und den üblichen Kommunikationsstil.

Regelmäßiger Kontakt zur Zentrale

Es hört sich vielleicht etwas banal an, aber regelmäßige ‚Telefon-Meetings' verhindern möglicherweise eine Menge Kopfzerbrechen. Das gilt nicht nur für die Leiter von Büros in verschiedenen Zeitzonen. Ein klarer Zeitplan führt auch zu einer effizienteren Kommunikation bei Telefonanrufen.

E-Mails verwalten

Die E-Mail ist zwar sehr nützlich, doch sie hat oft wenig Format. Viele Führungskräfte wissen mehr oder weniger, wie man einen Geschäftsbrief schreibt. Mittlerweise ist es sehr viel üblicher E-Mails zu schreiben, und dennoch werden dabei die Regeln der Etikette und Professionalität oft sträflich vernachlässigt.
Ton und Stil - zahllose Missverständnisse beruhen auf schlecht verfassten E-Mails. Damit Ihnen das nicht passiert, vermeiden Sie möglichst folgendes:

• Kurze E-Mails aus ein oder zwei Wörtern.
• Ein übermäßig direkter Ton nach dem Motto: "So sieht es aus!" Das Thema verlangt vielleicht danach, aber die Folgen können verheerend sein.
• Eine extrem schwatzhafte und informelle Sprache.
• Zu viele Abkürzungen - die SMS-Sprache sollte auf eben dieses Medium beschränkt bleiben. Ihre Kommunikation kann dadurch banal werden.
• Langatmigkeit - Ihr Leser verliert wahrscheinlich die Konzentration, wenn Ihre E-Mail allzu lang ausfällt und
• leere Betreffzeilen erschweren die Archivierung von E-Mails.

CC oder nicht CC - Ein Postfach mit unbedeutenden E-Mails ist zeitaufwendig und frustrierend. Ebenso unangenehm ist es, bei bestimmten Themen nicht im Verteiler zu sein. Überlegen Sie sich, ob eine E-Mail für alle Empfänger von Bedeutung ist, bevor Sie sie verschicken.

Vermeiden Sie Sofortnachrichten

Das so genannte Instant Messaging über das Internet scheint sich zwar als günstige und schnelle Form der Kommunikation zwischen Büros anzubieten, Sie sollten es jedoch sehr sorgfältig einsetzen. Es ist störend, sehr formlos und protokolliert Informationen nicht zuverlässig.